Digital Agency провели опрос более 60 коворкингов о цифровизации
В последние годы коворкинги стали очень популярны благодаря своей доступности и гибкости. Аренда рабочего места на определенный период позволяет не зависеть от конкретного места или офиса. Кроме того, коворкинг – это высокотехнологичное пространство, которое постоянно развивается и предлагает все новые возможности для работы и общения. Тренд на цифровизацию не прошел мимо коворкингов.
Мы проанализировали более 60 коворкингов в Москве, Санкт-Петербурге и Алматы, провели опросы среди руководителей, сотрудников и резидентов, чтобы выяснить, какие технологии используются в этой сфере.
Какое ПО используют коворкинги?
Как показали результаты опросов, большинство коворкингов уже внедряют цифровые технологии для автоматизации процессов. Вход в здание по Face ID, бронирование переговорной в 1 клик на интерактивной карте, онлайн оплата и мобильное приложение – must have современного коворкинга.
Наиболее популярными направлениями цифровизации стали:
1. Внедрение и кастомизация CRM и ERP систем (например, Bitrix24, AmoCRM, Comindware). С их помощью коворкингам легче управлять отношениями с клиентами, отслеживать продажи и маркетинговые кампании.
“В CRM-ке мы видим полностью клиента, когда он родился, его контакты, оплаченные и неоплаченные периоды, можем списать какой-то период в долг и отслеживать. Также мы прорабатываем историю кредитов, нашей внутренней валюты, и все это контролируется в одном месте”, - Артур Тукаев, генеральный директор сети коворкингов Атмосфера.
2. Электронный документооборот (например, КонтурДиадок, Сбис, Directum)
Трансформируется и документооборот, появляется возможность формирования и подписания договоров, актов, заявок на услуги электронной подписью. Все это позволяет значительно оптимизировать работу коворкинга и сократить время на рутинные операции и сосредоточиться на более важных задачах.
“Электронный документооборот 100% облегчает жизнь. Он помогает разграничить рабочие процессы, чтобы сотрудники не погрязли в рутине и больше времени могли уделять клиентам, комьюнити. Поэтому с точки зрения всех правовых норм электронный документооборот имеет место быть”, - Мария Сумарокова, генеральный директор сети PAGE.
3. Системы управления доступом (например, Bolid, HikCentral)
Данный класс систем используется для управления доступом резидентов - проход по карточке на территорию коворкинга или в переговорную, СКУД с распознаванием лиц, контроль въездов и выездов с распознаванием номеров транспортных средств, управление парковкой и иные возможности.
4. Комплексные системы бронирования и управления рабочими пространствами (например, SpacePass, Smart Office, Indaspace, UnSpot).
Современные программные продукты позволяют воплотить большинство задумок по автоматизации в жизнь. Обычно такие системы предоставляют огромный спектр услуг, позволяют оптимизировать работу администраторов коворкинга и повысить привлекательность коворкинга в глазах резидента.
В чем польза таких онлайн-систем для резидента? Резидент получает личный кабинет, где может отследить загруженность и забронировать рабочее место, переговорную, выбрав ее на интерактивной карте, подписать договор, произвести оплату. И все это полностью онлайн – без очного общения с администратором.
Администраторы в свою очередь экономят время на рутине, ведь система помогает отслеживать изменения по каждому рабочему пространству, автоматически формировать отчеты, выставлять счет и обрабатывать заявки на дополнительные услуги.
В данном контексте популярна среди коворкингов и концепция полной автоматизации процессов, сведение к минимуму человеческого фактора.
“Максимальная оптимизация процессов нужна, от брони, оплаты, входа по биометрии до закрывающих документов. Дальше за счет AI – прогноз расходов и доходов, ценообразование, подготовка документов и их согласование. Все это реально, но требует вложений. Эту систему надо продвигать идеологу, «ломая» IT-специалистов и владельцев инвестировать в цифру”, – Евгений Осадчук, руководитель коворкинга Калибр.
Искусственный интеллект - уже не будущее, а настоящее?
Помимо привычных нам программ, коворкинги с радостью переходят на системы, в основе которых лежат технологии машинного обучения и компьютерного зрения. Например, коворкинг Officeless использует биометрию для идентификации резидентов, SOK через специальный терминал сканирует паспорт, что позволяет полностью миновать администратора, а BLOKS предлагает своим резидентам чат-бот с искусственным интеллектом для поиска бизнес-партнеров, коллег, представителей бренда и инфлюенсеров.
«Чем больше мы выходим из рутины в цифровизацию, тем больше мы, как компания, концентрируемся на задачах класса А», – Сергей Потанин, основатель сети коворкингов BLOKS.
Действительно ли коворкингам так нужна цифровизация?
Сегодня далеко не все коворкинги имеют личные кабинеты резидентов и используют специализированные системы. Вместо этого резиденту необходимо оставить заявку на звонок с администратором, после чего будет одобрено бронирование рабочего места. Зачастую данный подход портит клиенту первое впечатление.
“Цифровизация — это в первую очередь про эффективность бизнес-процессов, про оптимизацию OPEX, качество цифрового продукта для резидента, удобство взаимодействия с пространством и про эффективность дистрибуции. С точки зрения удержания клиента тут уже работает сервис. Люди остаются на качество продукта и на сервис”, – Александр Терехов, руководитель цифровой трансформации сети коворкингов SOK
Сегодня резидент хочет получить услугу быстро – он обращается на сайт коворкинга в надежде на моментальное бронирование, оплату и начало работы. Лишнее ожидание от одобрения заявки администратора вызывает лишь стресс и тревожность у потенциальных резидентов.
Таким образом, цифровизация коворкингов стала одним из ключевых трендов в сфере организации рабочего пространства.
С одной стороны, цифровые сервисы позволяют коворкерам получить доступ к широкому спектру услуг и возможностей, которые раньше были доступны только в офисе. Эта тенденция имеет множество преимуществ, таких как улучшение качества работы, повышение эффективности, снижение затрат на аренду и содержание офисных помещений. Но с другой стороны, цифровизация ради цифровизация и в отрыве от клиента не имеет смысла.
“Технология – это подспорье в деятельности людей, но не абсолютная альтернатива и коворкинги – это про сервис. Люди на ресепшене, администраторы, служба поддержки – они нужны, потому что людям порой нужны люди”, – Акбота Тогузбаева, генеральный директор SmartPoint, Казахстан
Коворкинги не только про организацию рабочего процесса и закрытые задачи. Это еще и сообщество единомышленников, здесь люди обмениваются идеями, находят новых клиентов и бизнес-партнеров.
"1/3 бизнеса коворкинга – комьюнити, то есть это некая совокупность резидентов, которая приходит в коворкинг. Это важная составляющая. Если мы убираем комьюнити, то в принципе коворкинги, в традиционном понимании, тоже исчезают», – Алексей Мацкевич, руководитель федеральной сети коворкингов GrowUp
Никогда не стоит забывать про людей, ведь коворкинги – это про людей в первую очередь.